Direktionssekretariat (m/w/d) im Ludwig Forum Aachen
Die Europa- und Wissenschaftsstadt Aachen (ca. 260.000 Einwohner*innen) ist innovationsfreudig, traditionsbewusst und durch ihre reiche Geschichte historisch geprägt. Erstklassige Hochschulen und Forschungseinrichtungen, das große europäische Erbe sowie die Grenzlage inmitten einer lebendigen Dreiländerregion geben Aachen eine weltoffene und internationale Prägung. Aachen ist eine von fünf digitalen Modellregionen in NRW. Mit rund 6000 Beschäftigten ist die Stadt Aachen die größte kommunale Arbeitgeberin im Grenzgebiet zu Belgien und den Niederlanden. Wer bei der städtischen Verwaltung arbeitet, gestaltet das Leben in Aachen aktiv mit. Die Stadt Aachen verfügt über eine ausdifferenzierte Museumslandschaft basierend auf bürgerschaftlichem Engagement.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist im Geschäftsbereich Ludwig Forum für Internationale Kunst des Eigenbetriebes Kultur die Funktion eine Stelle in der Funktion Direktionssekretariat Ludwig Forum für Internationale Kunst (m/w/d) in Vollzeit auf Dauer zu besetzen.
Das Ludwig Forum für Internationale Kunst ist ein Museum für internationale, zeitgenössische Kunst. Als Stammhaus einer globalen Museumsfamilie präsentiert es neben Wechselausstellungen Exponate der weltberühmten Kunstsammlung von Peter und Irene Ludwig mit Schlüsselwerken der deutschen und westeuropäischen Nachkriegszeit sowie bedeutende Sammlungen der US-amerikanischen Kunst ab den 1960er Jahren. Darüber hinaus beherbergt das Museum eine der umfangreichsten Sammlungen zeitgenössischer Kunst aus Kuba, zeitgenössische Kunst aus China sowie Kunst aus Sowjetrussland, den ehemaligen Sowjetrepubliken und aus Zentral- und Osteuropa. Sein transdisziplinäres Programm kombiniert Einzel- und thematische Gruppenausstellungen mit Forschungsprojekten, Konferenzen, Filmvorführungen, Musik- und Tanzfestivals und anderen Bildungsaktivitäten, um seine Sammlungen im Dialog mit dem Publikum kontinuierlich zu erweitern und neu zu kontextualisieren.
Aufgabenschwerpunkt
- Kommunikation und Korrespondenz (Telefon/Email/Fax) in Deutsch und Englisch für und nach Anweisung der GBL-Leitung, Erledigung des Postverkehrs
- Archivierung/Ablage der Korrespondenz u.a. Verwaltungsakten
- Terminplanung und -koordination der Museumsleitung
- Reisemanagement der Direktion und deren Abrechnung
- Beschwerdemanagement und Beantwortung von Anfragen/Anregungen
- Gästebetreuung
- Arbeiten im Rahmen des Beschaffungswesens
- Koordinierung des Veranstaltungskalenders
- Vorbereitung u. Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen der Museumsleitung
Das bringen Sie mit
- eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
- oder eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf, idealerweise als Bürokauffrau*mann, Kauffrau*Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) In Abhängigkeit von der vorhandenen Qualifikation wird die Bereitschaft zur Teilnahme an einer internen beruflichen Qualifizierung (Basis- und ggf. Aufbaulehrgang bzw. Verwaltungslehrgang I) erwartet
- gute Kenntnisse im Umgang mit den standardmäßig eingesetzten MS Office Anwendungen (Word, Excel) sowie SAP im Rahmen von Einpflegen von Rechnungen und Aufträgen
- eine besonders sorgfältige, verantwortungsbewusste und selbständige Arbeitsweise
- Flexibilität und Belastbarkeit
- ein kompetentes und freundliches Auftreten und Kundenorientierung im Umgang mit Bürger*innen, Kund*innen und Partner*innen des Kulturbetriebs
- Bereitschaft zur Teamarbeit
- Bereitschaft zu Arbeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens und an Wochenenden im Bedarfsfall, z.B. bei Veranstaltungen
- Erfahrung im Bereich Veranstaltungsorganisation
- souveränes und gewandtes Auftreten sowie Kommunikationsfreude
- sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- interkulturelle Kompetenz
- eine Affinität zu Kunst und Kultur insbesondere der bildenden Kunst
Wünschenswert
- Fremdsprachenkenntnisse (Englisch, Französisch, Niederländisch)
Das bieten wir
- Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region mit rund 6.000 Mitarbeitenden
- Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
- respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
- Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
- Jobticket für den ÖPNV
- Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
- ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
- einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
- einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine ganztägige Besetzung sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Absprache mit der Leitung festzulegen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.
Bewerben Sie sich bis 07.01.2024 über unser Online-Portal:
https://karriere.aachen.de/stellenangebot/e-49-1-lufo-2023-002241/
